Mit unseren Leistungen im Bereich Agile & IT Service Management unterstützen wir unsere Kunden bei der optimalen Ausrichtung der Aufbau- und Ablauforganisation und digitalisieren und automatisieren gängige Aufgaben im Service Management – nach klassischen, agilen oder hybriden Methoden.

Machen Sie Ihr Business mit agilen Vorgehensweisen reaktionsfähiger und flexibler, erzeugen Sie einen höheren Business Value für sich und Ihre Kunden und gewinnen Sie mit einem schnelleren Markteintritt.

Durch unsere Erfahrung mit integrierten ITSM und DevOps-Umgebungen, Scrum/Kanban und strategischer Ausrichtung auf scaling agile ist die iTSM Group der ideale Partner rund um agile Vorgehensweisen und organisatorische Transformation. 

Mit unseren Leistungen im Bereich Customer Service Management (CSM) verhelfen wir Service-Organisationen zu einem kundenzentrierten und effizienten Arbeiten.

Mit "AI"-basierten Self-Services ermöglichen Sie Ihren Kunden eine mobile, effiziente und 24/7 Interaktion, während Ihren Service Agents alle kundenrelevanten Informationen zentral zur Verfügung stehen – in jedem Prozessschritt, abteilungsübergreifend und jederzeit aktuell.

Mit unseren Leistungen im Bereich Governance, Risk and Compliance helfen wir unseren Kunden, die laufend wachsenden Compliance-Anforderungen aus Informationssicherheit, Datenschutz und Risk Management mit geeigneten Konzepten, Prozessen, Dienstleistungen und technischen Lösungen zu begegnen. 

Damit versetzen wir unsere Kunden in die Lage, aus der Vielzahl der möglichen und notwendigen Maßnahmen die richtigen und leistbaren nachhaltig in der Organisation zu verankern.

In einer zunehmend datengetriebenen Welt sind die klassischen Methoden und Werkzeuge zur Handhabung des IT-Betriebs nicht länger zukunftsfähig.

Mit unseren Leistungen im Bereich IT Operations Management unterstützen wir unsere Kunden bei der Modernisierung und Transformation ihres IT-Betriebs und helfen Ihnen, die nächste Stufe der Automatisierung zu erreichen. 

Mit unseren Leistungen im Bereich Project Portfolio Management (PPM) unterstützen wir unsere Kunden dabei, ihre Projektsteuerung besser auf die Unternehmensstrategie abzustimmen und die Projektarbeit insgesamt effizienter zu gestalten - egal ob diese nach klassischen oder agilen Ansätzen durchgeführt wird. 

Mit unseren Leistungen im Application Management Service (AMS) kümmern wir uns um die täglichen Aufgaben im Betrieb Ihrer Plattformlösungen unserer Kunden - besonders in Bezug auf globale ServiceNow® Plattformen. 

Unsere projektübergreifende Expertise und die maximale Transparenz in unserem Vorgehen sind dabei die Grundlage für eine erfolgreiche und vertrauensvolle Partnerschaft.

Mit unseren Leistungen im Business Process Management unterstützen wir Sie bei Aufbau, Optimierung und Digitalisierung der Prozesse Ihrer Organisation, schulen und coachen Ihre Mitarbeiter:innen für prozessorientiertes Denken und automatisieren auf Basis verschiedener Lösungen einzelne Prozessschritte oder ganze Abläufe.

Mit der gebündelten Expertise von erfahrenen Consultants und pädagogischen Fachkräften bieten wir Ihnen digitale Lernformate, die genau auf Ihre Bedürfnisse zugeschnitten werden. Hierzu zählen interaktive Lernerlebnisse, Knowledge Nuggets und kontextspezifische Lernformate.​

Mit der Anwendung iRESC bieten wir Krisenstäben und Notfallmanagern ein Tool, um in außergewöhnlichen Situationen Risiken und Probleme zu überblicken und zu lösen.

Unsere Workflow Application vereinfacht die Meldung von Ereignissen und gibt Ihren Mitarbeiter:innen Handlungspläne zur Krisenbewältigung an die Hand: Einfach im Handling und automatisiert in der Steuerung.

ServiceNow® as a Service ist das ideale Produkt für einen schnellen Einstieg in die digitale Transformation von kleinen und mittelständischen Unternehmen: Wir sorgen für Aufbau und Konfiguration Ihrer ServiceNow® Umgebung, bilden Ihre Prozesse dort ab und ermöglichen ohne langfristige vertragliche Bindung den Zuschnitt auf individuelle Bedürfnisse.

Mit den Leistungen im Service Management as a Service (SMaaS) kümmern wir uns um die täglichen Aufgaben im operativen IT Service Management unserer Kunden.

Damit machen wir Ihre internen Mitarbeiter:innen verfügbar, um an wichtigen Projekten und dringenden Veränderungen zu arbeiten, während sie sich auf eine zuverlässige Service-Management-Basis verlassen können.

COBIT® ist ein weltweit anerkanntes Framework zur Umsetzung von IT-Governance.

Akkreditierte und erfahrene Trainer:innen vermitteln Ihnen die Inhalte zu Governance und Management der IT.

DevOps ist ein kultureller und fachlicher Ansatz, um bei Entwicklungsprozessen eine bessere Verzahnung von Entwicklung und IT-Betrieb sicherzustellen. 

In unseren Schulungen für DevOps lernen Sie von praxiserfahrenen Trainern alles, was Sie für eine effizientere Zusammenarbeit der beteiligten Abteilungen brauchen - inklusive offizieller PeopleCert® Zertifizierung

IT Infrastructure Library (ITIL®) ist ein weltweit anerkanntes Framework zur Umsetzung von IT-Service Management.

In unseren ITIL® Schulungen für v3 und ITIL® 4 erlernen Sie die für den Betrieb einer IT-Infrastruktur notwendigen Prozesse, die Aufbauorganisation und die Werkzeuge und können sich offiziell nach dem weltweit gültigen Standard zertifizieren.

PRINCE2® (Projects in Controlled Environments) ist eine prozessorientierte Methode für das Projektmanagement, die sich an Best Practices orientiert.

In unseren PRINCE2®-Schulungen erlernen Sie und Ihre Kollegen das Rahmenwerk für erfolgreiche Projekte und konkrete Handlungsempfehlungen für jede Projektphase. Außerdem können Sie sich prüfen lassen und so auch gleich Ihr PeopleCert® Zertifikat des internationalen Standards erhalten.

Mit dem SAFe® Framework zwei grundlegende Herausforderung eines skalierten Frameworks in den Griff bekommen: Schnelligkeit und Flexibilität bei sich ändernden Anforderungen.

In unseren Schulungen bringen wir Sie zu den Fertigkeiten und bereiten Sie auf die Zertifizierung nach SAFe® 5.1 vor. 

Scrum ist ein Rahmenwerk für agiles Projektmanagement, das überwiegend bei der Entwicklung von Software aber auch der Produktentwicklung eingesetzt wird.  

Unsere Schulungen für Scrum machen Sie bereit für agile Projekte. Unsere praxiserfahrenen Trainer vermitteln Methoden sowie Praxiswissen und bereiten Sie und Ihre Kollegen optimal auf die offizielle Prüfung auf scrum.org vor - sowohl in offenen Seminaren als auch Inhouse in Ihrer Organisation. 

ServiceNow® ist Anbieter einer cloud-basierten Software-as-a-Service (SaaS) für Enterprise Service Management.

In unseren ServiceNow® Schulungen sammeln Sie Erfahrungen im Umgang mit der Software und lernen, wie Sie Ihre Arbeitsprozesse in ServiceNow® abbilden und optimieren können. Als autorisierter Trainingspartner von ServiceNow® bieten wir Ihnen außerdem auch die offizielle Zertifizierung an.

Lernen Sie spielerisch in Simulationen die Möglichkeiten von ITIL®, PRINCE2® und DEVOPS in Ihrem Unternehmen kennen. Erleben Sie eine fiktive Raumfahrt oder steigern Sie die Produktivität eines Pizza-Lieferanten. Dabei werden viele typische Probleme sichtbar, die in IT-Organisationen anzutreffen sind. 

In unseren Praxisworkshops unterstützen kompetente Trainer:innen Ihre Organisation dabei, theoretische Rahmenwerke und Software-Knowhow in die Alltagspraxis einzufügen.

Gemeinsam mit Ihnen erarbeiten wir Lösungen für die Einführung, beratschlagen zur konkreten Ausgestaltung von Prozessen und klären Fragen, die Ihnen und Ihren Mitarbeitenden auf dem Herzen liegen.

Unsere Online Schulungen bereiten Sie digital, abwechslungsreich und effizient auf Ihre Zertifizierung vor.

In den Grundlagenschulungen für ITIL®, PRINCE2® und Security Awareness werden Sie mithilfe von Fallstudien und Quiz- und Kapitel-Fragen mit den Inhalten vertraut gemacht - alles was Sie brauchen ist ein Computer oder Tablet mit stabiler Internetverbindung.

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12.01.2022

Die E-Akte in der Justiz: Wenn Justitia digital wird

Die Einführung der elektronischen Akte in der deutschen Justiz muss bis zum 1. Januar 2026 vollständig abgeschlossen sein - so will es der Gesetzgeber. Dies betrifft flächendeckend sämtliche Gerichte und Staatsanwaltschaften. Bereits ab 2022 müssen professionelle Einreicher alle Dokumente bei den Gerichten elektronisch einreichen. Doch es lauern viele Stolpersteine.

Bundesweit 3 verschiedene Konzepte

So arbeiten die für die Einführung verantwortlichen Länder an drei unterschiedlichen Konzepten und Modellen, was den Aktenaustausch in länderübergreifenden Fällen erschweren wird. Bremen, Niedersachsen, Nordrhein-Westfalen, Hessen, Saarland und Sachsen-Anhalt arbeiten an dem ergonomischen elektronischen Arbeitsplatz (e²A), während Baden-Württemberg, Sachsen, Schleswig-Holstein und Thüringen die E-Akte als Service (eAS) bevorzugen. Bayern, Berlin, Brandenburg, Hamburg, Mecklenburg-Vorpommern und Rheinland-Pfalz schließlich betreiben gemeinsam das elektronische Integrationsportal eIP. Alle drei E-Aktenprojekte werden bereits in Pilotprojekten angewendet, und zwar sowohl in der ordentlichen Gerichtsbarkeit als auch in der Verwaltungs-, der Finanz-, der Arbeits- und der Sozialgerichtsbarkeit. Gemeinsam ist den drei E-Aktensystemen, dass es sich um Rahmenanwendungen handelt, in die sich andere Programme integrieren lassen, die bislang schon bei Gericht verwendet werden.

Um den Aktenaustausch zwischen diesen drei Systemen zu erleichtern und gewisse Standards zu etablieren, existiert ein laufender Austausch zwischen den unterschiedlichen E-Akte-Verbünden. Hier geht es zum Beispiel darum, eine einheitliche Architektur der E-Akten sicherzustellen oder definierte Schnittstellen zwischen den drei Systemen einzurichten. Dieser Austausch wird durch die Bund-Länder-Kommission für Informationstechnik in der Justiz begleitet, die grundsätzlich den Datenaustausch über PDF empfiehlt, genauer PDF/A-2a. Dieses Format PDF/A-2a eignet sich u.a. für die Langzeit-Archivierung und stellt sicher, dass die logische Dokumentenstruktur und die natürliche Leseordnung des enthaltenen Texts erhalten bleiben.

Die elektronische Akte als digitale Version der Papier-Akte

Allerdings steht der Datenaustausch per PDF exemplarisch für einen grundlegenden Ansatz bei der E-Akte, der im Prinzip nur eine digitale Version der bisherigen Papierakte vorsieht, lediglich erweitert um gewisse Alternativen zur chronologischen Sortierung. So hat bereits der Gesetzgeber die E-Akte als Unterfall der papiernen Akte definiert. Letztlich tritt an die Stelle des Briefversands der elektronische Versand eines verschlüsselten Dokuments - an den Arbeitsweisen verändert sich wenig. Das Potenzial der Digitalisierung wird so nicht wirklich ausgenutzt, denn eine echte elektronische Kollaboration ist auf diese Weise nicht möglich.

Ein weiteres Problem der elektronischen Akte ist die Tatsache, dass es sich im Wesentlichen um eine Insellösung handelt. Zwar müssen zum Beispiel Anwälte Dokumente über ihr besonderes elektronisches Anwaltspostfach (beA) einreichen, aber die Einbindung anderer Organisationen wie Verbände und Behörden, die nicht dem jeweiligen Justizministerium unterstehen, ist nicht vorgesehen. Dabei könnte dies etwa bei Verfahren vor den Sozialgerichten einen erheblichen Zugewinn an Effizienz bringen.

Wenig Verknüpfung von IT- und juristischem Wissen

Der dritte Stolperstein ist die Tatsache, dass in der Justiz häufig Juristen ohne tiefgreifende IT-Kenntnisse mit der Einführung der E-Akte beauftragt werden. Und auch wenn etliche Richter sich bereits beeindruckendes Wissen angeeignet haben, ist das Verständnis neuer Technologien wie etwa Containerisierung von Software oder Datenbanken meist nicht ausgeprägt. Solche Technologien stoßen oft eher auf Ablehnung und werden daher nur zögerlich und widerwillig angegangen, wenn überhaupt. Dies führt dazu, dass auch Effizienzgewinne im Bereich von Storage und Performance nicht realisiert werden. Schließlich herrschen in der Justiz wie in anderen Bereichen des Öffentlichen Dienstes oft alte Denkmuster vor, die wenig vom Servicegedanken geprägt sind.

Dennoch ist die Justiz grundsätzlich offen für die elektronische Akte, und auch die Länder treiben die Einführung voran. Insbesondere jüngere Richter haben wenig Vorbehalte gegen die Digitalisierung und unterstützen diese Transformation. Die Umfrage eines weltweit tätigen IT-Dienstleisters aus dem Jahr 2020 zeigt zudem, dass mit zunehmender Erfahrung die Skepsis gegenüber der E-Akte abnimmt. So bezeichnete etwa die Hälfte der Befragten Anwender in Pilotgerichten den Nutzen der E-Akte als hoch, und sie hatten weniger Probleme als Nicht-Anwender annahmen. Mehr als drei Viertel der Servicekräfte und mehr als zwei Drittel der Richter, die bereits mit der E-Akte arbeiten, halten nach dieser Umfrage eine Rückkehr zur Papierakte für nicht sinnvoll.

Schwierigkeiten bei der Einführung der E-Akte in der Justiz liegen also weniger an mangelndem Willen, sondern am fehlenden Know-how. Daher ist in der Regel externe Unterstützung durch Berater mit Erfahrung in der digitalen Transformation erforderlich.

Voraussetzungen für die Einführung der E-Akte

Für die Einführung der elektronischen Akte müssen verschiedene Voraussetzungen erfüllt sein. So ist die Zentralisierung der gesamten Datenverarbeitung in ein Rechenzentrum erforderlich, um einen reibungslosen Betrieb zu gewährleisten. Zudem ergänzt sie den elektronischen Rechtsverkehr, der für die Anwaltschaft allerdings ohnehin ab Januar 2022 verpflichtend ist. Weiterhin bietet es sich an, in den Ländern je einen zentralen IT-Dienstleister zu etablieren, der den Betrieb der gesamten IT-Infrastruktur übernimmt. Dies muss kein externer Dienstleister sein - in Nordrhein-Westfalen hat beispielsweise das OLG Köln diese Rolle übernommen und eine eigene Teildienststelle dafür eingerichtet.

Eine ganz wesentliche Voraussetzung für die Einführung ist allerding nicht technischer Natur - die möglichst frühzeitige Einbindung aller Stakeholder. Diese ist zum einen erforderlich, weil bei jeder Entscheidung die Zustimmung der verschiedenen Personalvertretungen benötigt wird. Zum anderen fördert eine frühzeitige Beteiligung jenseits aller rechtlichen Anforderungen die Bereitschaft der potentiellen Anwender, sich auf diese grundlegende Transformation einzulassen, und ist geeignet, Skepsis und Vorbehalte zu beseitigen. Und vom Feedback und der Akzeptanz dieser Anwender hängt letztlich der Erfolg eines jeden IT-Projekts ab.

Weitere Erfolgsfaktoren sind eine klare Erwartungshaltung, die auch an alle Beteiligten kommuniziert wird, ein realistischer Zeitrahmen und eine klare Festlegung von Budgets. Hier sollte man nicht zu ehrgeizig vorgehen, denn die Erfahrung zeigt, dass die erforderlichen Mittel nicht immer sofort zur Verfügung gestellt werden (können).

 

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