Machen Sie Ihr Business mit agilen Vorgehensweisen reaktionsfähiger und flexibler, erzeugen Sie einen höheren Business Value für sich und Ihre Kunden und gewinnen Sie mit einem schnelleren Markteintritt.

Agiles Service Management Scaling Agile Schulungen für agile Methoden

Die iTSM Group ist ganzheitlicher Ansprechpartner für die digitale Transformation von Services und Prozessen - von der umfänglichen Beratung über Implementierung bis zum Betrieb der zugrundeliegenden Lösung. 

Digitalisierungsberatung Digitalisierung von Geschäftsprozessen

Beratung und Begleitung für Compliance bei Informationssicherheit, Datenschutz und Risk Management 

Identity & Access Management Information Security Management Risk Management Security Operations

Abläufe enger an den Geschäftszielen orientieren und eine möglichst reibungslose Prozessorganisation, die durch Digitalisierung und Automatisierung von Geschäftsabläufen optimal ergänzt wird - das sind die strategischen Ziele unserer Leistungen rund um Prozesse.

Business Process Management Digitalisierung von Geschäftsprozessen Prozessberatung

Wir unterstützen Sie umfassend bei Auf- und Umbau sowie im Betrieb Ihres Service Managements und tragen so zu qualitätsvollen Services bei, die als effektive Schnittstelle zwischen Angebot und Kunden fungieren.

Agile & IT Service Management Customer Service Management Enterprise Service Management HR Service Management ITIL® Beratung Service Management as a Service Service Management Schulungen

Die Now Platform ist ein starkes Werkzeug zur Digitalisierung und Teilautomatisierung Ihrer Prozesse und Services.

Hier finden Sie eine Übersicht über die verschiedenen Anwendungsfelder in Abteilungen und Branchen. 

Als ServiceNow® Elite Partner ist die iTSM Group mit ihren Tochtergesellschaften eines der profiliertesten Beratungshäuser für die Enterprise Service Management Plattform in Europa.

Hier finden Sie unsere ServiceNow® Beratungsleistungen in der Übersicht. 

Lösungen auf Basis von ServiceNow® auf Ihre Prozesse abstimmen - als ServiceNow® Elite-Implementierungspartner ist iTSM Group mit Ihren europäischen Tochtergesellschaften die erste Wahl für die Umsetzung eines unternehmensweiten Service Managements.

ServiceNow® as a Service ist das ideale Produkt für einen schnellen Einstieg in die digitale Transformation von kleinen und mittelständischen Unternehmen: Wir sorgen für Aufbau und Konfiguration Ihrer ServiceNow® Umgebung, bilden Ihre Prozesse dort ab und ermöglichen ohne langfristige vertragliche Bindung den Zuschnitt auf individuelle Bedürfnisse.

Steigern Sie die Akzeptanz und Nutzung Ihres Service-Portals mit User Experience Design ­– für mehr Zufriedenheit und Effizienz im Unternehmen.

In unseren ServiceNow® Schulungen sammeln Sie Erfahrungen im Umgang mit der Software und lernen, wie Sie Ihre Arbeitsprozesse in ServiceNow® abbilden und optimieren können. Als autorisierter Trainingspartner von ServiceNow® bieten wir Ihnen außerdem auch die offizielle Zertifizierung an.

Schulungen für den fachlichen Ansatz, um eine bessere Verzahnung von Entwicklung und IT-Betrieb bei Entwicklungsprozessen sicherzustellen.

DevOps Foundation DevOps Online Foundation SAFe® DevOps Practitioner

Schulungen für die IT Infrastructure Library (ITIL®) v3 und 4 - das weltweit anerkannte Best Practice Modell zur Umsetzung von IT-Service Management.

ITIL® 4 Foundation ITIL® 4 Specialist: Create, Deliver & Support (CDS) ITIL® 4 Strategist: Direct, Plan & Improve (DPI) ITIL® 4 Specialist: Drive Stakeholder Value (DSV) ITIL® 4 Specialist: High Velocity IT (HVIT) ITIL® 4 Leader: Digital & IT Strategy (DITS)

Schulungen für die prozessorientierte Methode für das Projektmanagement, die sich an Best Practices orientiert.

PRINCE2® Foundation PRINCE2® Foundation Online PRINCE2® Practitioner PRINCE2® Kompakt

Schulungen für das Rahmenwerk für agiles Projektmanagement schlechthin - mit Zertifizierung von scrum.org.

Scrum Master Scrum Product Owner Scrum Fundamentals Scrum Master & Product Owner Online

Schulungen für eine Vielzahl von Aspekten der cloud-basierten Now Plattform von ServiceNow®.

ServiceNow Betrieb Customer Service Management Introduction Handhabung Scoped Applications Java-Script Coding in ServiceNow® ServiceNow Asset vs. CI ServiceNow HR Workshop Best Practice Service Portal

Lernen Sie spielerisch in Simulationen die Möglichkeiten von ITIL®, PRINCE2® und DEVOPS in Ihrem Unternehmen kennen. Erleben Sie eine fiktive Raumfahrt oder steigern Sie die Produktivität eines Pizza-Lieferanten. Dabei werden viele typische Probleme sichtbar, die in IT-Organisationen anzutreffen sind. 

Apollo 13 Simulation Challenge of Egypt™ Grab@Pizza-Simulation ITSM around the World MarsLander® – an ITIL® 4 Simulation The Phoenix Project Simulation

In unseren Praxisworkshops unterstützen kompetente Trainer:innen Ihre Organisation dabei, theoretische Rahmenwerke und Software-Knowhow in die Alltagspraxis einzufügen.

Gemeinsam mit Ihnen erarbeiten wir Lösungen für die Einführung, beratschlagen zur konkreten Ausgestaltung von Prozessen und klären Fragen, die Ihnen und Ihren Mitarbeitenden auf dem Herzen liegen.

Unsere Online Schulungen bereiten Sie und Ihre Mitarbeiter:innen digital, abwechslungsreich und effizient auf Ihre Zertifizierung vor.

In den Grundlagenschulungen für ITIL®, PRINCE2® und andere werden Sie mithilfe von Fallstudien und Quiz- und Kapitel-Fragen mit den Inhalten vertraut gemacht - alles was Sie brauchen ist ein Computer oder Tablet mit stabiler Internetverbindung.

DevOps Foundation Online PRINCE2® Foundation Online Scrum Master & Product Owner Online

Mit der gebündelten Expertise von erfahrenen Consultants und pädagogischen Fachkräften bieten wir Ihnen digitale Lernformate, die genau auf Ihre Bedürfnisse zugeschnitten werden. Hierzu zählen interaktive Lernerlebnisse, Knowledge Nuggets und kontextspezifische Lernformate.​

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Mit unseren Webinaren stellen Ihnen erfahrene Trainer, Berater und Software-Architekten Themen und Lösungen rund um das Enterprise Service Management vor. Auf diese Weise wollen wir Unternehmen und ihren Mitarbeiter unterstützen, die Kraft der Automatisierung für ihre Prozesse zu entfesseln und die Digitalisierung ihrer Services zu meistern.

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12.01.2022

Die E-Akte in der Justiz: Wenn Justitia digital wird

Die Einführung der elektronischen Akte in der deutschen Justiz muss bis zum 1. Januar 2026 vollständig abgeschlossen sein - so will es der Gesetzgeber. Dies betrifft flächendeckend sämtliche Gerichte und Staatsanwaltschaften. Bereits ab 2022 müssen professionelle Einreicher alle Dokumente bei den Gerichten elektronisch einreichen. Doch es lauern viele Stolpersteine.

Bundesweit 3 verschiedene Konzepte

So arbeiten die für die Einführung verantwortlichen Länder an drei unterschiedlichen Konzepten und Modellen, was den Aktenaustausch in länderübergreifenden Fällen erschweren wird. Bremen, Niedersachsen, Nordrhein-Westfalen, Hessen, Saarland und Sachsen-Anhalt arbeiten an dem ergonomischen elektronischen Arbeitsplatz (e²A), während Baden-Württemberg, Sachsen, Schleswig-Holstein und Thüringen die E-Akte als Service (eAS) bevorzugen. Bayern, Berlin, Brandenburg, Hamburg, Mecklenburg-Vorpommern und Rheinland-Pfalz schließlich betreiben gemeinsam das elektronische Integrationsportal eIP. Alle drei E-Aktenprojekte werden bereits in Pilotprojekten angewendet, und zwar sowohl in der ordentlichen Gerichtsbarkeit als auch in der Verwaltungs-, der Finanz-, der Arbeits- und der Sozialgerichtsbarkeit. Gemeinsam ist den drei E-Aktensystemen, dass es sich um Rahmenanwendungen handelt, in die sich andere Programme integrieren lassen, die bislang schon bei Gericht verwendet werden.

Um den Aktenaustausch zwischen diesen drei Systemen zu erleichtern und gewisse Standards zu etablieren, existiert ein laufender Austausch zwischen den unterschiedlichen E-Akte-Verbünden. Hier geht es zum Beispiel darum, eine einheitliche Architektur der E-Akten sicherzustellen oder definierte Schnittstellen zwischen den drei Systemen einzurichten. Dieser Austausch wird durch die Bund-Länder-Kommission für Informationstechnik in der Justiz begleitet, die grundsätzlich den Datenaustausch über PDF empfiehlt, genauer PDF/A-2a. Dieses Format PDF/A-2a eignet sich u.a. für die Langzeit-Archivierung und stellt sicher, dass die logische Dokumentenstruktur und die natürliche Leseordnung des enthaltenen Texts erhalten bleiben.

Die elektronische Akte als digitale Version der Papier-Akte

Allerdings steht der Datenaustausch per PDF exemplarisch für einen grundlegenden Ansatz bei der E-Akte, der im Prinzip nur eine digitale Version der bisherigen Papierakte vorsieht, lediglich erweitert um gewisse Alternativen zur chronologischen Sortierung. So hat bereits der Gesetzgeber die E-Akte als Unterfall der papiernen Akte definiert. Letztlich tritt an die Stelle des Briefversands der elektronische Versand eines verschlüsselten Dokuments - an den Arbeitsweisen verändert sich wenig. Das Potenzial der Digitalisierung wird so nicht wirklich ausgenutzt, denn eine echte elektronische Kollaboration ist auf diese Weise nicht möglich.

Ein weiteres Problem der elektronischen Akte ist die Tatsache, dass es sich im Wesentlichen um eine Insellösung handelt. Zwar müssen zum Beispiel Anwälte Dokumente über ihr besonderes elektronisches Anwaltspostfach (beA) einreichen, aber die Einbindung anderer Organisationen wie Verbände und Behörden, die nicht dem jeweiligen Justizministerium unterstehen, ist nicht vorgesehen. Dabei könnte dies etwa bei Verfahren vor den Sozialgerichten einen erheblichen Zugewinn an Effizienz bringen.

Wenig Verknüpfung von IT- und juristischem Wissen

Der dritte Stolperstein ist die Tatsache, dass in der Justiz häufig Juristen ohne tiefgreifende IT-Kenntnisse mit der Einführung der E-Akte beauftragt werden. Und auch wenn etliche Richter sich bereits beeindruckendes Wissen angeeignet haben, ist das Verständnis neuer Technologien wie etwa Containerisierung von Software oder Datenbanken meist nicht ausgeprägt. Solche Technologien stoßen oft eher auf Ablehnung und werden daher nur zögerlich und widerwillig angegangen, wenn überhaupt. Dies führt dazu, dass auch Effizienzgewinne im Bereich von Storage und Performance nicht realisiert werden. Schließlich herrschen in der Justiz wie in anderen Bereichen des Öffentlichen Dienstes oft alte Denkmuster vor, die wenig vom Servicegedanken geprägt sind.

Dennoch ist die Justiz grundsätzlich offen für die elektronische Akte, und auch die Länder treiben die Einführung voran. Insbesondere jüngere Richter haben wenig Vorbehalte gegen die Digitalisierung und unterstützen diese Transformation. Die Umfrage eines weltweit tätigen IT-Dienstleisters aus dem Jahr 2020 zeigt zudem, dass mit zunehmender Erfahrung die Skepsis gegenüber der E-Akte abnimmt. So bezeichnete etwa die Hälfte der Befragten Anwender in Pilotgerichten den Nutzen der E-Akte als hoch, und sie hatten weniger Probleme als Nicht-Anwender annahmen. Mehr als drei Viertel der Servicekräfte und mehr als zwei Drittel der Richter, die bereits mit der E-Akte arbeiten, halten nach dieser Umfrage eine Rückkehr zur Papierakte für nicht sinnvoll.

Schwierigkeiten bei der Einführung der E-Akte in der Justiz liegen also weniger an mangelndem Willen, sondern am fehlenden Know-how. Daher ist in der Regel externe Unterstützung durch Berater mit Erfahrung in der digitalen Transformation erforderlich.

Voraussetzungen für die Einführung der E-Akte

Für die Einführung der elektronischen Akte müssen verschiedene Voraussetzungen erfüllt sein. So ist die Zentralisierung der gesamten Datenverarbeitung in ein Rechenzentrum erforderlich, um einen reibungslosen Betrieb zu gewährleisten. Zudem ergänzt sie den elektronischen Rechtsverkehr, der für die Anwaltschaft allerdings ohnehin ab Januar 2022 verpflichtend ist. Weiterhin bietet es sich an, in den Ländern je einen zentralen IT-Dienstleister zu etablieren, der den Betrieb der gesamten IT-Infrastruktur übernimmt. Dies muss kein externer Dienstleister sein - in Nordrhein-Westfalen hat beispielsweise das OLG Köln diese Rolle übernommen und eine eigene Teildienststelle dafür eingerichtet.

Eine ganz wesentliche Voraussetzung für die Einführung ist allerding nicht technischer Natur - die möglichst frühzeitige Einbindung aller Stakeholder. Diese ist zum einen erforderlich, weil bei jeder Entscheidung die Zustimmung der verschiedenen Personalvertretungen benötigt wird. Zum anderen fördert eine frühzeitige Beteiligung jenseits aller rechtlichen Anforderungen die Bereitschaft der potentiellen Anwender, sich auf diese grundlegende Transformation einzulassen, und ist geeignet, Skepsis und Vorbehalte zu beseitigen. Und vom Feedback und der Akzeptanz dieser Anwender hängt letztlich der Erfolg eines jeden IT-Projekts ab.

Weitere Erfolgsfaktoren sind eine klare Erwartungshaltung, die auch an alle Beteiligten kommuniziert wird, ein realistischer Zeitrahmen und eine klare Festlegung von Budgets. Hier sollte man nicht zu ehrgeizig vorgehen, denn die Erfahrung zeigt, dass die erforderlichen Mittel nicht immer sofort zur Verfügung gestellt werden (können).

 

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