Warum das Business IT Alignment so schwer in Gang kommt

Nach den Beobachtungen der iTSM Group fehlt es in vielen Unternehmen an einer systematischen Abstimmung von Business-Anforderungen und informationstechnischer Unterstützung, weil die IT mangels gemeinsam entwickelter Alignment-Verfahren zu wenig in die Unternehmensstrategien eingebunden ist.

Kontinuierliche Weiterentwicklung der IT-Services für das Business

„Nachhaltige Wettbewerbsfähigkeit verlangt agile und kosteneffiziente Unternehmensprozesse, deren Voraussetzung jedoch ist, dass die Business- und IT-Ziele miteinander eng verzahnt sind“, beschreibt Siegfried Riedel die notwendige Ausrichtung. Die Kernaufgabe einer IT sei heutzutage nicht mehr allein der Betrieb stabiler Infrastrukturen, sondern die Unterstützung der Geschäftsziele in Form von wertschöpfenden Services, betont der Vorstand der iTSM Group. 

„Die Aufgabe des Business IT Alignment besteht deshalb mit Blick auf das Service Management darin, das Design und die kontinuierliche Weiterentwicklung der IT-Services für das Business zu liefern.“ Hierfür müsse eine fortlaufende gegenseitige Abstimmung zwischen den Geschäftsbereichen und der IT hinsichtlich der strategischen Ziele, des Portfolios und der konkret zu unterstützenden Aufgaben durch entsprechende Services erfolgen, was einem Portfolio Management eine wichtige Rolle zukommen lässt. 

Warum dies bisher häufig nicht ausreichend funktioniert, liegt seiner Ansicht nach oft daran, dass zwischen den verschiedenen Business-Bereichen und der zentralen IT-Organisation häufig keine wechselseitige Verknüpfung von Kompetenzen vorhanden ist. „Dadurch kommt es zu einer Koexistenz von Zielen und geht die gemeinsame Richtung verloren, gleichzeitig entstehen sehr heterogene und nicht effizient realisierbare Anforderungen an die IT“, verweist Riedel auf typische Konsequenzen. 

Anforderungen richtig definieren

Überhaupt spielt das Anforderungsmanagement beim Business IT Alignment eine zentrale Rolle. Fehlt es hier an einer einheitlichen Sprache und Terminologie zwischen den Geschäfts- und IT-Abteilungen, sind regelmäßig Störungen vorprogrammiert, weil die Geschäftsanforderungen der IT nicht präzise genug vermittelt bzw. dort verstanden werden und die fehlende Klarheit unzureichende Problemlösungen bewirkt. Außerdem kann die IT nicht ausreichend als Enabler und Innovator für das Business fungieren, wenn kein umfassendes Verständnis für die Geschäftsprozesse vorhanden ist.

Systematische Prozesse für das Change Management

Zu den zentralen Ursachen gehört aber auch die hohe Veränderungsdynamik der Unternehmen. Sie befinden sich durch die Markt- und Wettbewerbseinflüsse in einem kontinuierlichen Wandel, der die IT vielfach nur mit großen Verzögerungen erreicht und sie dadurch in eine reaktive Position versetzt. Um dem entgegen zu wirken, sind systematische Prozesse für die Transformation der veränderten Business-Anforderungen mit wiederkehrenden Statusanalysen zur Ermittlung des Anpassungsbedarfs notwendig. „Ein solches Veränderungsmanagement ist derzeit in den Unternehmen aber noch die Ausnahme“, beobachtet Riedel immer wieder. Dabei gibt es hierfür aktuell eine besondere Notwendigkeit, weil derzeit in allen Fachbereichen die digitale Transformation forciert wird. „Sie wirkt sich in hohem Maß verändernd auf die Geschäftsprozesse aus und kann nur gemeinsam mit der IT gestaltet und umgesetzt werden.“

Das Hauptproblem sieht Riedel jedoch nachhaltig darin, dass meist keine übergeordnete und gemeinsam von IT und Business entwickelte Alignment-Strategie vorhanden ist. „Es bestehen zwar durchaus punktuelle Übereinstimmungen bei der strategischen Ausrichtung und den operativen Prozessen. Aber weil es an einer ausreichenden Durchgängigkeit und fest definierten Positionen fehlt, müssen die Ergebnisse zwangsläufig begrenzt bleiben.“

Dabei seien aber nicht allein die formalen Strukturen entscheidend, sondern ebenso wie das Alignment-Thema konkret gelebt werde. Wichtige Treiber sind eine gemeinsame Arbeit und Zugriff auf die Geschäftsprozessdokumentation, gegenseitige Schulungen oder auch Job-Rotationen. Ebenso gehört der gezielte Aufbau digitaler Kompetenzen in den Fachbereichen dazu, damit die bisherigen Restriktionen in der technikbezogenen Kommunikation minimiert werden. Organisatorisch kann dies in Folge durch die Platzierung eines Demand Managements gelöst werden, das die Abstimmung zwischen den Anforderungen der Geschäftsbereiche und den technischen Umsetzungsmöglichkeiten der IT sicherstellt.

CIOs als Schlüsselpersonen

Bleibt die Frage, wer die Initiative ergreifen soll, um auf eine nachhaltige Harmonisierung der Unternehmens- und IT-Strategien hinzuarbeiten. Für den Geschäftsführer der iTSM Group sollten die CIOs allein aus Eigeninteresse die konzeptionelle Vorarbeit leisten und hierzu mit den Business-Bereichen das Gespräch suchen. „Immer häufiger kommen Studien zu dem Ergebnis, dass intern die Wertschätzung der IT schwindet und Zweifel entstehen, ob sie den Wachstumsprozess des Unternehmens maßgeblich mitgestalten kann“, gibt Riedel zu bedenken. Wolle die IT nicht sukzessive ihren strategischen Handlungsspielraum verlieren, müsse sie sich des Alignment-Themas annehmen und es konzeptionell in einer Weise vordenken, dass sich die Business-Bereiche darin auch gut aufgehoben fühlen.