Business IT Alignment: Wie die IT zum Treiber des digitalen Erfolgs wird

Business IT Alignment ist ein zentraler Aspekt für den Erfolg eines Unternehmens. Wenn Ziele und Ausrichtung der IT-Organisation im Einklang mit den Unternehmenszielen stehen, wächst eine kollaborative Verbindung, die das Unternehmen auf vielfältige Weise vorantreiben kann. Eine aktive Rolle der IT als Berater und Enabler ermöglicht es, die Chancen der Digitalisierung optimal zu nutzen und die Wettbewerbsfähigkeit zu steigern. Doch wie gelingt es, dieses Alignment zu erreichen?

Die Voraussetzungen für Business IT Alignment

Zunächst muss die IT-Strategie im Einklang mit der Unternehmensstrategie formuliert werden. Sie gibt den Rahmen für Entscheidungen, Handlungen und Prioritäten der nächsten drei bis fünf Jahre vor. Aus der IT-Strategie wird die IT-Roadmap sowie ein konkreter Plan mit den wichtigsten Initiativen, Projekten, Programmen, Investitionen und Handlungsfeldern für die nächsten ein bis drei Jahre entwickelt. Dadurch wird sichergestellt, dass IT-Organisation und Unternehmensorganisation den gleichen Leitfaden verfolgen, um eine reibungslose Zusammenarbeit zu ermöglichen.

Der Servicekatalog als Dreh- und Angelpunkt

Ein wesentlicher Aspekt in diesem Kontext ist der IT-Servicekatalog, der eine entscheidende Rolle spielt. Er definiert umfassend den Output der IT im Unternehmen, einschließlich des Umfangs, der Art und der Konditionen der bereitgestellten Services. Er wird in enger Zusammenarbeit mit den Geschäftspartnern vereinbart und dient als wichtiges Steuerungs- und Managementwerkzeug. Der IT-Servicekatalog bildet die Grundlage für Projekte, Anforderungen und Entscheidungen im operativen Betrieb sowie für die Abstimmung mit externen Partnern und die Steuerung interner Prozesse. Eine aktive Verwaltung des Katalogs durch die IT ist von großer Bedeutung, um sicherzustellen, dass die vereinbarten Qualitäts-, Geschwindigkeits- und Verbindlichkeitsstandards eingehalten werden. Darüber hinaus dient das Servicelevel als wichtige Informationsquelle bis hin zum operativen Bereich. Der Servicedesk, der für die Bearbeitung von Tickets und Störungsmeldungen zuständig ist, stellt beispielsweise einen geeigneten Kanal für die Bewertung des IT-Angebots dar, etwa durch regelmäßige oder ereignisbasierte Kundenzufriedenheitsumfragen.

Eine erfolgreiche Ausrichtung von Business und IT erfordert eine Abstimmung und Ausrichtung des Servicekatalogs an den Erwartungen und Zielen des Unternehmens. Viele Unternehmen setzen bereits Versionen dieses Kataloges ein und können dadurch erste Schritte in Richtung Business IT Alignment machen.

Wichtige Rollen im IT Business Alignment

Darüber hinaus spielen bestimmte Schlüsselpositionen eine wichtige Rolle im Prozess des Business IT Alignments. Dazu zählen unter anderem die Verantwortlichen des Service Desks, die die Zufriedenheit der Kunden und Anwender operativ messen und daraus wertvolle Erkenntnisse gewinnen können. Ebenso wichtig ist die Rolle des Service Owners / Managers, der für die Verantwortung der IT-Services gegenüber den Kunden zuständig ist. Des Weiteren kommt dem Business Relationship Manager in seiner Schnittstellenfunktion sowie dem CIO und CDO eine bedeutende Funktion zu.

Stolperfallen und Hürden überwinden

Im Bereich des Business IT Alignments sind einige gängige Hürden zu überwinden. Häufig fehlt es zum Beispiel an einem übergeordneten Handlungsrahmen und einer eindeutigen Formulierung der Unternehmensstrategie. Zudem ist die Positionierung der IT oftmals unklar und es gibt keine strategischen Ausrichtungen und Dokumente. Darüber hinaus haben viele IT-Organisationen keinen vollständigen und aktuellen Servicekatalog, der auf die Bedürfnisse des Unternehmens abgestimmt wurde. Dadurch entstehen Unterschiede in den Prioritäten. Wenn der Servicekatalog zu technisch ausgerichtet ist und sich nur auf CPU, Storage und Server konzentriert, bringt das keinen Nutzen, da die Inhalte und die Sprache für die Geschäftsbereiche nicht verständlich sind. Es ist wichtig, den Fokus darauf zu legen, wie die IT das Geschäft unterstützen kann, anstatt sich in technischen Details zu verlieren.

Eine weitere Herausforderung liegt im Skillset an der Schnittstelle zwischen IT und Business. Service Level Manager und Service / Product Owner müssen gewillt sein, über die IT-Sichtweise hinaus in die Geschäftsprozesse einzutauchen. Dadurch gewinnen sie Erkenntnisse, wie die IT durch digitale Lösungen das Geschäft verbessern oder neue Geschäftszweige ermöglichen kann. Hierfür ist Personal mit Weitblick erforderlich, das sowohl die IT als auch die Unternehmensseite kennt und den Puls des Marktes spürt. Es ist entscheidend, diese Fähigkeiten aufzubauen und die richtigen Personen zu finden.

Die Reputation der IT im Unternehmen spielt ebenfalls eine zentrale Rolle. Wenn die IT als zu langsam oder reaktiv wahrgenommen wird, kann es passieren, dass IT-Entscheidungen vorweggenommen und Proof of Concepts oder Pilotservices direkt zwischen den Fachbereichen und externen Dienstleistern abgestimmt werden, ohne die IT einzubeziehen. Um als Berater akzeptiert und wahrgenommen zu werden, muss die IT Kompetenz nachweisen und ihr Fachwissen in die Tat umsetzen, um Vertrauen aufzubauen. Wenn Vertrauen durch Verbindlichkeit entsteht, folgt das Unternehmen den Ratschlägen der IT, nimmt Impulse und Inspiration an. Die IT muss sich diesen Status verdienen, indem sie ihre eigenen Prozesse beherrscht, ihre Services definiert und steuert sowie den Nachweis erbringt, dass sie liefern kann. Leider scheitern viele IT-Abteilungen daran, ihre Tickets innerhalb der vereinbarten Zeit abzuschließen, und werden daher nicht ernsthaft als Berater wahrgenommen. Wenn jedoch Vertrauen durch Verbindlichkeit entsteht, kann die IT zum Enabler werden. Sie erhält Einblick in die Bedürfnisse des Unternehmens, bewertet diese und wird nicht mehr vor vollendete Tatsachen gestellt. Dies ist das Ergebnis eines erfolgreichen Business IT Alignments.

Durch die Überwindung der genannten Hürden und den Aufbau der richtigen Fähigkeiten an der Schnittstelle zwischen IT und Business kann das Business IT Alignment erfolgreich umgesetzt werden. Eine Reputation der IT als verlässlicher Partner und Berater sowie die Schaffung von Vertrauen durch Verbindlichkeit sind entscheidende Erfolgsfaktoren. Wenn die IT ihre Rolle als Enabler einnimmt und in enger Zusammenarbeit mit der Geschäftsseite agiert, kann sie ihre volle Wirkung entfalten und das Unternehmen auf dem Weg zum digitalen Erfolg unterstützen.