Prozessoptimierung: Methoden zur Vorgehensweise in Nutzwertanalyse und anderen

Ineffiziente Prozesse können die Servicequalität erheblich beeinträchtigen. Vom Bauchgefühl gesteuerte Trial-and-Error-Verfahren zur Verbesserung dieser Prozesse sind dabei selten von Erfolg gekrönt. Zielführend ist dagegen eine systematische Prozesseinführung und -optimierung auf Basis einer Wertschöpfungs- und Nutzwertanalyse zur Ermittlung des Wertbeitrags von Prozessen und einzelner Prozessschritte. Sie wird ergänzt durch eine Kapazitätsanalyse, mit der Engpässe, aber auch Kapazitätsreserven aufgespürt werden, und eine Zeitanalyse, die einzelne Schritte im Prozess mit relevantem Einfluss auf die Prozess- und Durchlaufzeit untersucht.

Eine methodische Prozessoptimierung kann in allen Unternehmensbereichen einen deutlichen Mehrwert schaffen - sei es in der IT, in der Logistik, im Einkauf oder gar im Personalwesen. Sie identifiziert Schwachstellen sowie deren Ursachen und ermöglicht es so, Fehler in Prozessen zu eliminieren. Dies wiederum führt unmittelbar zur Reduktion der Prozesskosten, unter anderem durch vermehrte Automatisierung von Routineaufgaben. Durch die Beteiligung aller Stakeholder an den einzelnen Prozessen wird darüber hinaus ein Lerneffekt in der gesamten Organisation erzielt.

Ziel der Prozessoptimierung ist es in der Regel, die wertschöpfenden Schritte zu optimieren, wertunterstützende zu reduzieren und Verschwendung komplett zu eliminieren. Gerade letzteres kann erheblichen Einfluss auf die Qualität und die Kosten einzelner Prozesse haben.

Was ist Verschwendung? 

Verschwendung kann viele Erscheinungsformen haben. Bürokratische Maßnahmen, die zu einer Verzögerung im Ablauf führen, zählen ebenso dazu wie übergroße Lagerbestände oder überflüssige Besprechungen oder Dienstreisen. Die klassische Lean Production Lehre nach Taiichi Ohno unterscheidet zwischen insgesamt sieben Verschwendungsarten, die nach ihren Anfangsbuchstaben gerne mit dem englischen Akronym TIMWOOD beschrieben werden. TIMWOOD steht für 

• Transport 

• Inventory (Bestände) 

• Motion (Bewegung) 

• Waiting (Warten) 

• Overproduction (Überproduktion) 

• Overprocessing (falsche Prozesse, zu viel Reglementierung) 

• Defects (Fehler) 

Nicht alle Verschwendungsarten lassen sich vollständig eliminieren. So müssen in Produktionsbetrieben Teile und halbfertige Erzeugnisse transportiert werden, auch wenn dieser Transport für sich nicht wertschöpfend ist. Der Transport von bedrucktem Papier innerhalb der Verwaltung dagegen lässt sich durch Digitalisierung erheblich einschränken. Insgesamt ist es das Ziel, Transporte auf ein notwendiges Minimum zu reduzieren. 

Dass zu hohe Lagerbestände unnötige Kosten verursachen, ist allgemein bekannt. Im Falle von Fertigerzeugnissen gehen sie zudem in aller Regel mit einer weiteren Verschwendungsart zusammen, nämlich der Überproduktion. Inventory lässt sich aber auch auf eine unnötige Datenhaltung beziehen, die ebenfalls Kosten verursacht, ohne einen Mehrwert zu bieten. 

Motion beinhaltet ganz unterschiedliche Bewegungsarten, von der überflüssigen Reise bis hin zu langen Laufwegen innerhalb von Büro-, Lager- und Produktions-Gebäuden. 

Waiting beschreibt primär unproduktive Zeiten, die mit Warten auf Ware, Information oder einen Gesprächspartner verbracht werden. Der Begriff umfasst aber ebenso Zeiten, während derer die Mitarbeiter produktiv arbeiten können, die aber trotzdem zu Verzögerungen führen - etwa das Warten auf eine Freigabe durch eine Führungskraft. Dieses beeinträchtigt nicht unbedingt die Produktivität, verlängert aber die Gesamtdauer des Prozesses. 

Auch Overproduction bezieht sich nicht ausschließlich auf physische Produkte, sondern kann ebenfalls für Informationsüberflutung stehen, die das Herausfiltern relevanter Informationen erschwert und verzögert. Strebt ein Unternehmen nach Preisführerschaft, fällt unter Overproduction auch die Lieferung einer Qualität, die gar nicht benötigt wird, aber die Produktionskosten erhöht. 

Mit Overprocessing werden Prozesse beschrieben, die unnötig komplex oder detailliert sind. Dies können aufwändige Qualitätskontrollen sein, mit denen weitgehend irrelevante Produkteigenschaften geprüft werden, aber auch interne Genehmigungsprozesse in der Beschaffung. 

Defects bezieht sich nicht nur auf Ausschussware, sondern steht auch für die Notwendigkeit von Nacharbeiten bei geringeren Qualitätsmängeln. In der IT kann es dabei auch um Fehler in der Software-Entwicklung gehen.