Angesichts des digitalen Wandels und einer sich stetig verändernden Geschäftswelt stellt sich die Forderung nach flexiblen und interaktiven Managementmethoden auch in Bezug auf das Projektportfolio von Organisationen. Dabei ist Planung auf Portfolioebene besonders komplex und schwer vorhersagbar, da sie vielen äußeren und inneren Einflussfaktoren ausgesetzt ist und mit vielen Variablen arbeitet - Rahmenbedingungen für die agile Ansätze geschaffen wurden. Häufig haben Unternehmen und Organisationen schon erste Ansätze im agilen Projektmanagement, die allerdings lokal begrenzt sind. Jedoch nur wenn eine entsprechende Agilität entlang der gesamten Wertströme gelebt wird, lässt sich durch diese Methode ein fundamentaler Mehrwert erzielen.
Benefits der Methodik
Die Herangehensweise im agilen Portfoliomanagement beschreibt den Ansatz, ein Projektportfolio zu verwalten, indem in häufigeren kürzeren Zyklen geplant und budgetiert wird, die Entscheidungsfindung und Budgethoheit teils dezentralisiert sowie durchgängige Transparenz praktiziert wird. Agiles Portfoliomanagement ist eine komplexe Aufgabe. Durch agile Herangehensweisen lassen sich unvorhersehbare Entwicklungen am besten kompensieren, denn es kann flexibler auf diese reagiert und eingegangen werden als bei einer starren Planung. Durch die Etablierung weiterer Grundsätze aus der agilen Projektumgebung, wie Limitierung des Work in Progress (Anzahl der aktiven Projekte), Aufteilung in kleinere umsetzbare Pakete, regelmäßige Nutzenüberprüfung etc. erhöht sich zudem die Zuverlässigkeit und der beim Empfänger der Leistung entstehende Nutzen.
Vorgehensweise im agilen Projektmanagement
Aber wie sieht diese Vorgehensweise in der Praxis nun aus und wie kann sie zielführend umgesetzt werden? Fünf wichtige Bereiche müssen bei der Umsetzung betrachtet werden.
- Die IT-Vision und Strategie müssen prägnant und verfügbar sein. Sie sind für die Priorisierung von Projektvorhaben einer der wichtigsten Indikatoren.
- Ideen und Initiativen müssen laufend aufgenommen und nach dem Pull-Prinzip bewertet werden können. Hier eignet sich zum Beispiel eine Adaptierung des Kanban-Verfahrens.
- Es muss eine (Re-)Priorisierung in kürzeren Zyklen für das Projektbacklog möglich sein.
- Die Projektplanung und Umsetzung sollte dann mit Umsetzungsfreigabe in den Wertströmen / fachlichen Teams erfolgen.
- Ein übersichtliches Kennzahlensystem liefert die Grundlage für die Steuerung und gibt wiederum Input in die IT-Strategie.
Agile Arbeitsmethodik
Agile Arbeitsweisen werden immer mehr zum Standard und das nicht nur in der Organisation von Entwicklerteams, sondern auch auf Führungsebene. Herkömmliche Projektplanung und -steuerung bremst diese innovativen, flexiblen Ansätze allerdings oft erheblich aus. Auch ein nicht genau aufeinander abgestimmter Mix beider Methoden zeigt sich in der Praxis oft eher hinderlich als förderlich.
Um das gesamte Potenzial einer agilen Methodik ausnutzen zu können, muss diese von Beginn an angewendet werden, angefangen bei der ursprünglichen Idee bis zur letztlichen Umsetzung ─ und zwar entlang der gesamten Wertschöpfungskette.
Portfoliomanagement Beispiel in der Praxis
In den häufig auf Jahresplanungen basierten Projektportfolios können die prinzipiell gut erdachten Pläne oft nur mangelhaft umgesetzt werden. Beispielsweise benötigt es oft zu lange Vorlaufzeiten, es werden intransparente Entscheidungen durch Silo-Konflikte getroffen oder Abhängigkeiten nicht erkannt. Mitunter kommt es sogar zu einem Projektstopp. Diesen Unwägbarkeiten kann allerdings durch transparente Entscheidungen und flexibles Vorgehen entgegengetreten werden. Agiles Portfoliomanagement bedarf von Projektbeginn an einer gewissenhaften Anwendung über alle involvierten Parteien und Abteilungen hinweg.
Veränderungen durch agile Ausrichtung
Bei agilen Methoden werden Abläufe und Fortschritte kontinuierlich evaluiert. Das der Entwicklung zugedachte Budget wird gemeinsam verwaltet und es wird genau überdacht, was dadurch verwirklicht werden kann. Wichtige Entscheidungen werden von den Stellen getroffen, die auch wirklich die Kompetenz auf diesem Gebiet vorweisen. Es wird grundsätzlich nach dem Pull-Prinzip gearbeitet ─ sprich Themenstellungen werden gezielt angegangen, Projekte in der Anzahl verringert und Hindernisse von der Managementebene ausgeräumt.
Dies führt zu zufriedeneren Kunden und bestmöglichen Projektergebnissen. Der Projekterfolg bemisst sich daran, inwieweit die Erfüllung des Kundenbedarfs erzielt und den Kundenwünschen entsprochen werden konnte.
Gemeinsame Zielerreichung
Um agiles Portfoliomanagement zur Zufriedenheit aller Beteiligten umsetzen zu können, müssen gemeinsame Ziele definiert und im Projektprozess gemeinschaftlich umgesetzt werden. Ideen lassen sich beispielsweise anschaulich über Visualisierungen vermitteln. Die laufende Prüfung des Nutzens im agilen Bereich trägt zur steten Überwachung des Projektfortschritts bei. Die Planung und Implementierung erfolgen in optimierter Weise innerhalb der Wertströme. Der entstandene Nutzen und der Beitrag zur Strategie gelten als Maßgaben für die Bewertung.