Im Folgenden zeigen wir fünf konkrete Möglichkeiten, wie die Automatisierung von einzelnen Vorgängen mit Prozessen in ServiceNow® Source-to-Pay verbessert und messbaren Geschäftsnutzen schafft:
1. Automatisierung von Bestellanforderungen und Freigabe-Workflows
Herausforderung:
Traditionelle Anforderungsprozesse basieren oft auf fragmentierten Kanälen wie E-Mails, Telefonaten und Tabellen – mit unklaren Freigaben, Verzögerungen und mangelnder Transparenz als Folge.
Lösung:
Ein zentrales Self-Service-Portal, über das Mitarbeitende alle Anfragen einreichen. Die automatische Weiterleitung zur Freigabe erfolgt regelbasiert – Entscheidungen werden beschleunigt und die Einhaltung von Beschaffungsrichtlinien verbessert.
Vorteile:
- Optimierte Freigabeprozesse mit lückenloser Protokollierung
- Kürzere Bearbeitungszeiten
- Bessere Einhaltung der Beschaffungsrichtlinien
- Reduzierung unkontrollierter Ausgaben („Maverick Spend“)
2. Geführte Beschaffung für Nicht-Katalogartikel
Herausforderung:
Nicht im Katalog verfügbare Artikel führen oft zu ad-hoc-Beschaffung über unterschiedliche, nicht integrierte Tools – das verlängert Prozesse und erhöht die Komplexität.
Lösung:
Strukturierte Beschaffungsprozesse ermöglichen es Teams, Ausschreibungen über standardisierte Workflows zu starten. Integrierte Kollaborationsfunktionen unterstützen Verhandlungen und Bewertungen von Lieferanten direkt im System.
Vorteile:
- Kürzere Beschaffungszyklen
- Bessere Transparenz bei Lieferantenleistung und Kosten
- Fundierte Entscheidungen dank zentralisierter Daten
3. Digitalisierung des Lieferanten-Onboardings und -Managements
Herausforderung:
Das Onboarding neuer Lieferanten ist oft zeitintensiv und umfasst viele Kontaktpunkte sowie Risikobewertungen.
Lösung:
ServiceNow bietet strukturierte Onboarding-Abläufe, integrierte Risikoanalysen und Self-Service-Optionen, über die Lieferanten ihre Profile und Dokumente selbst verwalten können.
Vorteile:
- Einheitliche, effiziente Onboarding-Prozesse
- Verbesserte Compliance und Risikosteuerung
- Aktuelle und gepflegte Lieferantendaten
4. Verbesserung des Beschaffungs-Case-Managements und der Problemlösung
Herausforderung:
Beschaffungsteams müssen täglich zahlreiche Anfragen bearbeiten – von Lieferstatus bis Richtlinienklärung –, meist via E-Mail oder Telefon.
Lösung:
Self-Service- und Lieferantenportale ermöglichen die einfache Einreichung und Nachverfolgung von Anfragen. KI-gestützte Assistenten und Wissensdatenbanken liefern sofortige Antworten auf häufig gestellte Fragen.
Vorteile:
- Weniger Zeitaufwand für Standardanfragen
- Schnellere und qualitativ bessere Services
- Höhere Zufriedenheit bei Mitarbeitenden und Lieferanten
5. Automatisierter Abgleich von Rechnungen und Ausnahmebehandlung
Herausforderung:
Der manuelle Abgleich von Rechnungen mit Bestellungen und Wareneingängen ist aufwendig, fehleranfällig und verzögert Zahlungen.
Lösung:
Mittels KI und Texterkennung (OCR) werden Rechnungen automatisch erfasst und validiert. Abweichungen werden mit vollständigem Kontext an das Kreditorenteam weitergeleitet.
Vorteile:
- Schnellere Rechnungsbearbeitung und Zahlungen
- Weniger Ausnahmen und manuelle Eingriffe
- Besseres Cashflow-Management und Skontonutzen
Der strategische Mehrwert der S2P-Transformation
Die Digitalisierung von Beschaffungsprozessen durch Source-to-Pay-Automatisierung ist weit mehr als nur technologische Modernisierung – sie ist ein strategischer Schritt. Durch die Digitalisierung und Optimierung von Workflows bewegen sich Unternehmen weg von reaktiven hin zu proaktiven, wertorientierten Beschaffungsansätzen.
Egal ob Sie mit der Automatisierung von Anforderungen, dem Lieferanten-Onboarding oder dem Rechnungsmanagement starten: Jeder automatisierte Prozess bringt messbare Fortschritte – und schafft langfristig unternehmensweite Wirkung über Finanzen, Beschaffung und Lieferketten hinweg.
Ist Ihr Unternehmen bereit, die Beschaffung mit ServiceNow S2P auf das nächste Level zu heben?